| Objectius:
L'objectiu principal d'aquesta acció no és altre sinó
la coordinació i centralizació de tota la informació
relacionada amb el projecte amb la finalitat d'assegurar la fluïdesa
d'informació entre els diferents socis així com transmetre
qualsevol de les qüestions que plantegin els socis a la Comissió.
Funcionament i estructura:
Format per tres òrgans:
- Director del projecte
- Coordinador del projecte
- Grup de suport tècnic administratiu
Funcions de cadascun d'ells:
- Director del projecte
• Presideix l'equip de direcció i la
comissió de seguiment
• Respon legalment front Brussel•les
- Coordinador del projecte
• Conèixer totes les accions a desenvolupar
al projecte.
• Supervisar el progrés de les accions.
• Programar i organitzar les jornades i les reunions amb els altres
socis amb l'ajuda del grup de suport administratiu.
• Integració i síntesi dels resultats de les accions
dels socis perquè aquests puguin ser utilitzats en futures accions
del projecte.
• Execució dels acords de la comissió de seguiment.
• Supervisió de les tasques del grup de suport tècnic
administratiu.
• Disseny i execució d'un pla de contingència per
a la reconducció del projecte.
- Grup de suport tècnic-administratiu
• Organització i assistència
a reunions i seminaris del projecte, preparació de les actes
i suport logístic.
• Disseny i manteniment d'una pàgina web interna per a
permetre el control pressupostari i el seguiment tècnic del projecte,
per a ús exclusiu dels socis.
• Manteniment i actualització conjuntament amb els socis
del projecte, els procediments d'arxiu i registre de la informació
econòmica del projecte i del control de personal per a garantir
el compliment de les disposicions administratives del mateix.
• Organització i manteniment de l'arxiu general del projecte.
• Preparació dels informes financers i d'activitats.
• Edició de les actes dels Seminaris que s'organitzin durant
el desenvolupament del projecte.
• Coordinació i consens dels documents de difusió
del projecte.
• Organització i suport durant les visites dels funcionaris
de la Comissió Europea quan realitzin les auditorias pertinents.
- Nova comissió de seguiment
• Integrants de la comissió:
• El director del projecte
• El coordinador
• Un representant del grup de suport tècnic-administratiu
• Un representant de cadascun dels beneficiaris
Les funcions d'aquesta comissió són:
• Reunir-se cada 15 dies per a presentar l'estat
d'evolució del projecte. Aquestes reunions tindran aquesta periodicitat
fins a arribar a el grau de desenvolupament desitjat, quan aquestes
passaran a tenir una periodicitat trimestral.
• Marcar fites de l'evolució del projecte, i explicar la
manera com s’arribarà als mateixos.
• Realitzar informes de progrés de les accions.
• Reanalitzar les accions en cas que l'execució com es
contempla en el projecte plantegi dificultats.
• Reunir-se una vegada cada tres mesos com a mínim. Durant
l'any 2004 les reunions es celebraren els dies 20 de gener, d'abril,
de juliol, de desembre.
• Reunir-se una vegada a l'any per a presentar els resultats del
projecte en unes jornades que tinguin una durada de dos dies i que poden
mostrar a la població en general els resultats del projecte.
Conclusions:
Arran de certes dificultats trobades a l'inici d'aquest projecte, l'activitat
de coordinació ha resultat ésser d'una importància
cabdal per al bon esdevenir del projecte aconseguint que aquest s'hagi
desenvolupat finalment de forma àgil. S'ha observat que la realització
de reunions amb una periodicitat mensual o en alguns casos bimensual
ha estat fonamental a l'hora d'aconseguir que el projecte arribi a bon
port doncs ha provocat que tots i cadascun dels socis se sentís
involucrat fins al punt de formar un autèntic equip de treball.
Això no és obstacle que en alguns casos les reunions hagin
estat bilaterals amb els socis que en algun moment hagin plantejat alguna
dificultat administrativa o executiva en el correcte desenvolupament
d'alguna de les seves activitats amb la finalitat de trobar solució
a les mateixes. A l'actualitat les reunions de la comissió són
puntuals atès que el projecte ha finalitzat en la seva totalitat.
L'objectiu bàsic d'aquesta acció, coordinar a tots els
socis i aconseguir una bona comunicació entre tots a l’hora
que impulsar l'execució de totes les accions no ha resultat fàcil.
Tot i el gran esforç, la satisfacció pels resultats obtinguts
ho compensa.
|